例えば職場の上司への仕事の進捗の報告の際、「分かりづらい」とか「結局なにが言いたいの？」とか言われた経験は、若手社員の誰もがある経験だと思います。
新人研修などで「ホウ・レン・ソウ（報告・連絡・相談）」の重要さは教わっても、具体的な報告の仕方までは細かく教わらず、実際の仕事の場では上手に伝えたいことや、伝えなきゃいけないことが報告できない方もいるかもしれません。
報告の不手際から重大なミスに繋がってしまい、職場の人間関係が重くなってしまうなんてこともあり得ます…。
そこで、本記事では上手な報告の仕方を身に着けるために、ぜひ参考にしてほしいPREP(プレップ)法と言うテクニックを、例文と併せてご紹介します。
★この記事を読んでほしいのはこんな人！
- 上手な報告の仕方がいまいち分からない方
- 報告する際のテンプレートみたいなのがあれば知りたいと思っている方
- 新社会人の方
報告が上手くできない人の特徴
はじめに、報告が上手くできていない人の特徴を4つ紹介します。
冒頭に書いたように、上司から「結局なにが言いたいの？」などと言われることが多い方は、以下のような話し方をしてしまっている方が多いと思います。 まずは、自分の報告の仕方と当てはまっていないか確認してみましょう。
①会話の時系列がバラバラ
話の流れが前後したり、同じことを何度も繰り返し言ってしまい、話の流れがぐちゃぐちゃになってしまうパターンです。
聞いてる側としてはどこが要点なのか分からなくなってしまい、また、1つの報告内容から話題が二転三転してしまいがちなので、話の理解が追いつかずに、結果として何を伝えたいのかが分からなくなってしまうのです。
②内容が抽象的すぎる
例えば業務の進捗を報告する際に、
- ある程度業務は終わっているので、そろそろ仕上がります。
- 全10ある工程のうち８段階までは完了しているので、明後日には仕上がります。
この2パターンで報告を受けた時、後者の方が進捗が掴みやすいですよね。
報告が上手くできない人の特徴として「主観が強い」傾向があります。「ある程度」等の人によって受け取る感覚が異なる表現は避けましょう。
③伝えたいことの趣旨が曖昧
これは前述の①と似たような内容ですが、伝えたいことが曖昧なまま報告をすると要点がブレてしまい、聞き手からしたら何が言いたいのかが分からなくなってしまいます。
④内容を簡潔にまとめられず、情報過多になっている
長々とした報告は聞き手を疲れさせてしまいます。例えば、結果に対しての原因をゼロから説明してしまってはいませんか？ちゃんと説明しなきゃいけないという気持ちが先行してしまい、細かく報告しすぎることはかえってマイナスになってしまいます。
上手な報告の仕方を実践するためにPREP法を習得しよう！
いきなり「PERP法を取得しよう！」と言ってはみましたが、そもそもPREP法って一体なに？って感じですよね…。
あまり聞きなじみのない言葉だと思いますので、ここでPREP法の概要を簡単に説明させていただきます。
PREP(プレップ)法とは？
PREP法というのは下記4つの頭文字を取ったものです。
- Point（結論・主張）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（再度結論・主張）
これらの頭文字を順番通りに報告を行うことで、聞いている側の理解が高まる報告になるという手法です。言葉に置き換えて説明すると、
「最初に結論や主張を伝え（Point）、次になぜその結論や主張に至ったのか理由を説明し（Reason）、その理由に説得力を持たせるために具体例を挙げたうえで（Example）、改めて結論や主張を伝える（Point）。」
というように論理的な説明になり、話の道筋が明確になるのです。
報告の際にPREP法を用いる3つのメリット
PREP(プレップ)法がどんな方法なのかがざっくりと理解できたところで、報告にPREP法を用いるメリットを3つ紹介します。
①聞き手に対して報告の意図が伝わりやすい
結論や主張を最初に伝えることで、聞き手側に自分の伝えたいことをすぐに理解してもらえることができます。
もし最初に理由から説明していれば本当に伝えたい内容が入ってこないため、聞き手側からしたら「何を言っているんだ…？」となってしまいますよね。 聞き手側がストレスフリーで報告を受けられるようにすることにも繋がります。
②説得力がある
最初に結論や主張から述べ、それに続いて理由や具体例を説明するため、聞き手側は「この理由があるから、この結論になるのか！」というように理解もしやすいです。
また、最後に再度結論や主張を伝えることで「確かにその通りだ」と納得してもらいやすくなります。
③論理的に考えることの習慣がつく
「論理的に」と聞くと難しい言葉のように聞こえますが、簡単に言うのであれば「きちんと道筋を立てている」という意味合いになります。 常日頃から話す内容の道筋を立ててから報告していれば、おのずと論理的に考えることの習慣がつきます。
PREP法を用いた報告の例文
ここまでPREP法の概要を説明してきましたが、ここからは実際にPREP法を用いた場合の報告と、用いていない場合の報告を、例文を使って比較、PREP法がどのくらい有効かを紹介していきます。
PERP法を用いていない報告の例文だとどうなるか？
まずはPERP法を用いていない例文を見てみましょう。
課長、明日の会議で使う予定の資料について報告と相談があります。今、お時間よろしいでしょうか？
うん、いいよ。どんな感じ？
はい。明日の会議に使う資料なのですが、先週から客先からの問い合わせが急激に増えており、今はその対応に追われてしまっていまして…
(あれ、会議に使う資料の話じゃなかったっけ？)
特に○○の案件が非常に複雑で、かなり時間を費やしているのですがまだ解決できておりません。
ちょっと待って。その案件が難しいのは分かったけど、会議の資料の報告じゃなかったっけ？
資料はどうなったの？
失礼しました。まだ資料が完成しておらず、どなたかに作成を手伝っていただきたいです。
先にそれを言ってくれればよかったのに。
どうでしたか？報告する側が資料作成に手を付けられていない理由を説明するのに必死で、本来の報告の目的でもある「手伝ってほしい」という内容がどんどん後ろ倒しになってしまっています。
この例の場合、資料ができていない理由から話し始めてしまったことが原因として挙げられます。これでは上司は終始「？？？」状態になってしまいますね。
PREP法を用いた報告の例文
次にPREP法を用いた報告の例文を見てみましょう。
課長、明日の会議で使う予定の資料について報告と相談があります。今、お時間よろしいでしょうか？
うん、いいよ。どんな感じ？
はい。明日の会議で使用する予定の資料ですが、まだ完成しておらず、どなたかに作成を手伝っていただきたいです（Point）。
というのも、先週から客先からの問い合わせが急激に増えておりまして（Reason）、
特に○○の案件が非常に複雑で、かなりの時間を費やしてしまっています（Example）。
そのため、まだ資料の作成ができていないので、どなたか手が空いている方に手伝っていただきたいです（Point）。
なるほど。そしたら○○の案件の方が優先度は高いから、引き続きミスのないように頑張ってね。資料作成の方は手伝えそうな人を別でアサインするから、今できているところまで共有してもらってもいいかな？
ありがとうございます。承知しました。後程メールにてお送りします。
先ほどのNG例に比べると何の報告をしたいのかが一目瞭然ですよね。
まず報告の要点を伝え、それの理由や具体例を示すことで、聞き手側は要点と併せてその背景まで理解することができています。
PERP法を習得するための2つのコツ
どんなテクニックにも共通していることですが、PERP法もいざ実践となると、いきなり上手くできるものでもありません。 そこで、PREP法を習得するためのちょっとしたコツを紹介します。
①紙に書き出す習慣をつける
頭の中で話す順序を整理しながらてきぱきと話すことって案外難しいんです。そこで、まずは紙に書き出してみて話の道筋を立てる練習をしてみましょう。これを行うことで論理的に話すことの根本を理解することができ、自然と会話の中でも実践することができるようになってきます。
②報告以外の日常会話の中でも使ってみる
例えば友人におすすめの料理店を聞かれた際の状況を例にして解説します。
そういえばさ、今度の日曜日に友達と横浜の中華街に行くんだけど、どっかおすすめのお店知らない？
中華街っていろんなお店があって迷ってるんだよね。
それなら○○ってとこがおすすめかな（Point）！
いろんなお店で食べたことがあるけど、○○が一番料理が美味しかったし、ネットでも有名なんだ（Reason）。
特にエビチリがおすすめで、他のお店よりも段違いでエビが大きくて食べ応えがあったよ（Example）。
だからもし行くなら○○に行ってみなよ（Point）！
エビ好きだから大きくて食べ応えがあるの最高！
ありがとう、○○に行ってみる！
料理が美味しかったという理由に加え、エビチリのエビが大きくて食べ応えがあるという具体例を提示しています。 上記くらいの短文からPoint→Reason→Example→Pointの順で話すことを意識していけば、おのずとこの型で話すことの癖がついてくるようになります。
まとめ
いかがだったでしょうか？記事内でも少し触れた論理的な志向＝ロジカルシンキングはマーケティングという仕事の領域において必須スキルです。今後マーケティングは市場で需要が伸びる仕事と言われているので、そういった点も頭の隅に置いてみてはいかがでしょうか？
今回の記事で上手な報告にはPREP法の活用が有効であると分かっていただけたと思います。また、適格な報告が出来る＝論理的に説明が出来ているということにも繋がりますので、上司からの評価が上がるのにも加え、自身のスキルアップにもなるでしょう。
ですが、PREP法を知ったからと言ってすぐにでも報告が上手くできるわけではありません。日々の生活の中で、本記事で紹介したようなコツを実践しながら、着実に上手な報告の仕方を身に着けていきましょう！
