マーケターのビジネスシーンなどではよく耳にする「PDCAサイクル」。みなさんは聞いたことはありますか？
本質をしっかり理解し、上手にこのサイクル回すことができれば、仕事だけではなく、生活の質までもが大きく向上します。しかし、せっかく取り組もうとしても理解度が浅いままPDCAサイクルを回そうとすると、その効果は全く得られずに、時間と労力だけが無駄になってしまいます。せっかくこの手法を用いるのであれば、より良い結果を出したいですよね。
そこで、本記事では「PDCAサイクルとは何か？」といった基本的なことから、現役のマーケターが実際の業務でも使用しているからこそ分かるメリット、注意点などを解説していきます。
PDCAサイクルとは？
PDCAサイクルとは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)の頭文字を取ったもので、このサイクルを何度も繰り返して行う、つまり改善を継続的に行うことで、品質などを継続的により良くしていくことです。
1950年代にアメリカの統計学者であるデミングより、新たな経営手法として日本に紹介され、生産や製造・品質管理等の現場で実践されてきました。品質管理の国際基準である「ISO 9001」や「ISO 14001」にもこの考えが採用されています。
PDCAサイクルを行う目的とは？
PDCAサイクルを回す目的は、「目標に向けた計画を立て、それを実行して結果を評価・分析し、その評価や分析結果をもとに改善へと繋げる。このサイクルを繰り返し行うことで継続して成長し、確実にステップアップしていくこと」にあります。
「目的」と「目標」の違い
ここで重要なのが「目的」と「目標」の違いを正しく理解することです。目的とは最終的な着地点であり、目標はそこにたどり着くまでの指標です。目標というのは、目的があって初めて設定できるものです。この違いを理解できていないと、最初の段階である「Plan」でつまづいてしまい、サイクルを上手く回せなくなってしまいますので注意しましょう。
Plan・Do・Check・Actionの詳細
それでは「Plan・Do・Check・Action」の各段階について説明していきます。
Plan(計画)
Plan(計画)では目標を設定し、それを達成するための業務計画を立てる段階です。 ここで計画の立て方や視点の偏りがあった場合、PDCAの効果が薄れてしまいますので、気をつけましょう。
・数値や指標を用いて、目標を明確に！
・5W1Hを意識して、特に、いつ(When)、誰が(Who)、何を(What)するか明確に！
Do(実行)
Do(実行)は、前段階のPlan(計画)で立てた内容を実行する段階です。ここではできるだけ計画通りに実行することを心がけましょう。また、この後でしっかりと評価ができるように活動内容をしっかりと記録しておくことが大切です。上手くいった部分を記録しておくのはもちろんですが、逆に上手くいかなかった点や問題点も記録しておきましょう。
先にできるだけ計画通りに実行すると書きましたが、単に計画に沿って実行することだけでは完璧とは言えません。実行する中で他の方法を「試行」することで、計画段階では出てこなかった点に関しても評価を行うことができます。この試行内容が有効であったか無効であったかも記録することで、より次段階のクオリティが向上します。
・一度に計画の全てを実行しようとしない！
・計画通りに進まなかったとしてもしっかりと記録する ！
・実行内容を記録する際は数値や指標が汲み取れるよう工夫する！
Check(評価)
Check(評価)では、計画に沿って実行できていたかを評価する段階です。この段階では計画時の指標と比較をして、客観的な数値を用いて評価します。計画通りに進んだものはその成功要因を、上手くいかなかったものにはその原因をしっかりと分析します。併せて自身で試行したものに関しても同様に分析を行います。数値を根拠として具体的な評価を行って、次のAction(改善)へ繋げましょう。
Action(改善)
PDCAサイクルの最後の段階が、このAction(改善)です。ここでは前段階での評価・分析内容について改善点を考えていきます。上手くいった点は継続すると判断しやすいですが、悪かった点に関しては、継続して実行し改善するか中止にするかの判断が難しくなります。
どの点を優先して改善していくのかを明確にすることが重要となってきます。また、上手くいった点について、それをさらに拡げていくこともActionの段階で行っていきます。例えば、ある製品のチラシを作成して新聞の折り込みに混ぜて配布したところ(Plan&Do)、その製品の売り上げが大きく伸びた(Check)。さらに売り上げを伸ばすために他媒体でも宣伝してみたり、他の製品とセットにして販売してみる(Action)など、視点を広げていくことも重要です。
Action(改善)は、PDCAサイクルの終わりでも始まりでもありません。ここでの改善点をもとに次の計画段階の内容を決定し、次のサイクルへ移っていきます。 この一連の流れを繰り返し行うことで、着実に成果をあげることに繋がります。
・上手くいかなかった点に関しては、中止等を検討することも大事！
・優先すべき改善点を明確に！
・上手くいった点はさらに視野を広げてみよう！
PDCAサイクルを行うことのメリット
目標が明確になることでメンバーのモチベーションアップに繋がり、「次に何をすればいいか？」の行動基準が設定されることにより多くの無駄を省くことができます。
また、サイクルを回すことで同じミスを起こすことが無くなり、その結果、効果的な事業や業務の進行、改善へと繋がります。
PDCAサイクル、3つの注意点
「PDCAサイクルとは？」が理解できたところで、次はPDCAサイクルを回す際の注意点について確認していきましょう。これから説明する注意点3つへの意識をおろそかにすると、冒頭で説明した通り、時間と労力が無駄になってしまうかもしれません。
PDCAサイクルを回すことが目的になりがち
「何のためにPDCAサイクルを回すのか。」これを忘れてはいけません。業務が忙しくなってくると、いつしか「サイクルを回すこと」が目的になってしまいがちです。「PDCAサイクルを回すためのPDCAサイクル」なんてものができてしまったりする場合も。
本来の目的である「確実にステップアップしていく」ためにサイクルを繰り返し行い、継続していきましょう。
Checkは客観的に行う
PDCAのCの部分、つまりCheckの段階はとても重要です。これがおろそかになると、次につながるActionも間違った判断のもと行われてしまいます。
主観的ではなく、前述したとおり、データや数値などの客観的指標でCheckを行い、次のActionへ繋げましょう。
期間、目的、目標を明確にする
「いつまでに、○○という目的達成のために、○○という目標１、○○という目標２をクリアする。」といったように期間、目的、目標を明確に設定しましょう。
ただし、無茶な設定をしてしまうと、結果的に継続してサイクルを回すことが出来なくなってしまい、元も子もありません。決して無理はせず、実行できる範囲内で現実的に設定することが重要です。
まとめ
今回ご紹介したPDCAサイクルは、多くの業界や部門などで運用できる方法です。良い点も悪い点もしっかりと明確にすることができるので、事業や業務は確実に改善されていきますし、サイクルを行うごとに効果を実感できることも嬉しいポイントの1つです。
また、業務上だけでなく家事やダイエット、旅行等の日常生活の中のあらゆる場面で活用できるほど万能な方法でもあります。仕事も私生活もより充実したものにできるよう、ぜひPDCAを活用してみてはいかがでしょうか？
